Suksessfaktor: Vær i forkant

Stålkontroll og is i magen er kritiske egenskaper for en prosjektleder.

Suksessfaktor i forkant

– Før en konferanse starter, utarbeides en kjøreplan som beskriver arrangementet i ned til minste detalj, tidspunkt for tidspunkt. Dette er et styringsverktøy for gjennomføringen, sier daglig leder i Atlantic MICE TIBE, Geir Ståle Sætre.

🤓 Vet hvor snubletrådene er

– Vi skal passe på at planen følges – at alt blir gjort. Det er derfor viktig at vi kjenner programmet fra A til Å. Under en konferanse er vi som teknisk arrangør hele tiden litt i forkant, og vi slukker eventuelle småbranner som skulle oppstå underveis, slik at ting ikke er synlig for deltakerne. Det ligger i kortene at vi må improvisere litt. Etter hvert vet vi hvor snubletrådene ligger, og da er det lettere å unngå dem, sier den erfarne prosjektlederen.

👻 Oppdragsgiveren skal glemme oss

En av oppgavene er registrering under oppstart av arrangementet. Da sammenlignes deltakerinfo med det som er oppført i det webbaserte påmeldingsskjemaet. Atlantic MICE sjekker at alt er registrert og gjør eventuelle korrigeringer. - Her er vi forberedt på det meste, og klarer å løse det meste. En gang kom det en person som hadde reist helt fra Canada for å delta på en konferanse. Personen var ikke registrert i våre data, noe som betyr at han heller aldri hadde fått påmeldingsbekreftelse. Men vi løste den saken på en smidig måte, og slik må det være, smiler Sætre.

Medarbeiderne hos Atlantic MICE mener at en god konferanse er der oppdragsgiveren har fullt fokus på det faglige programmet og sine gjester, og ikke har en tanke for den arrangørtekniske delen av konferansen – at alt går etter planen.

– Da er det viktig å unngå overraskelser, og derfor har vi også tett kontakt med arrangørstedet. Før konferansen møtes vi en siste gang og går gjennom programmet fra start til slutt. Da sjekker vi alt fra møtelokaler som skal brukes ved de ulike seminarene, tekniske fasiliteter de ulike foredragsholdere skal ha, saloppsett, bespisning etc, sier Sætre.

💰 Budsjettregnskap

Når konferansen er over og deltakerne har reist hjem til sitt, er det tid for evaluering av prosjektregnskap. Atlantic MICE håndterer inngående og utgående faktura, sender ut evalueringsskjema til deltakerne og samler trådene. - Det er en betydelig jobb dette også, men det er viktig fordi det gjør det så greit å starte planleggingen av en ny konferanse, sier Sætre.