Suksessfaktor: Planlegging

- Planlegging er det viktigste, sier senior prosjektleder Geir Ståle Sætre hos konferansearrangøren Atlantic MICE. God planlegging legger grunnlaget for at det skal bli et vellykket arrangement. Før en stor konferanse starter vi gjerne et par år i forveien. Man trenger såpass med tid for å få alt på plass, sier Sætre.

Erfaring gjør det enklere

Atlantic MICE har vært i bransjen siden 1987 og har opparbeidet seg bred og god erfaring i å arrangere konferanser. Kunnskapen deler de med kundene. -Vi er veldig sterkt involvert i planleggingsprosessen sammen med våre oppdragsgivere, og vi bidrar med vår erfaring når det gjelder teknisk planlegging, som er uavhengig av det som er programkomiteens arbeid.

Webbasert påmelding effektiviserer

Atlantic MICE bistår blant annet med alt rundt påmelding, og det benyttes et webbasert påmeldingsskjema. I noen tilfeller håndterer de også redigering av hjemmesiden til konferansene, alt avhengig av hvilke ressurser arrangøren selv har innenfor det området.

- Når det gjelder konferansen Det norske bibliotekmøte arrangeres det 40 seminarer etc, så det er mange valg som skal gjøres av de som skal melde seg på. Vi jobber derfor mye med skjemaet slik at det skal bli så logisk som mulig. Skjemaet benyttes både av seminararrangører, postere, møtedeltakere og utstillere, sier Sætre. Han forteller at deltakerne selv kan gjøre endringer i sin påmeldingsinformasjon fram til en gitt dato før konferansen. -Dette gir deltakerne større frihet, det reduserer feilkilder og det fører også til mindre administrasjon enn om arrangøren selv skulle håndtert endringene, sier Sætre.