Hvordan lykkes med et virtuelt arrangement i 2020

Virtuelle arrangement er noe av det hotteste i event-verden nå. Vi gir deg de viktigste komponentene for å lykkes!

Hvordan lykkes med virtuelt arrangement

1. Bruk teknologi som fungerer👨🏻‍💻

Fix the basics; først må du sørge for at grunnmuren er god nok. Teams (anmeldelse), Zoom (anmeldelse), Whereby (anmeldelse) er alle gode alternativ for å avholde enkle online møter eller webinarer. Men om du skal holde en større konferanse, så mister du mye av utbyttet et større arrangement vil ha ved å bruke slike løsninger alene. I vanlige, fysiske konferanser får deltagerne muligheten til networking og bygge nye relasjoner. I tillegg har man et utstillingsområde som gir tilleggsverdi (og ikke minst tilleggsinntekt). Men. Heldigvis. Nå har man fått et godt alternativ, som kombinerer enkelheten og kvaliteten til Team og Zoom med utbytte av networking, utstillinger, og posters. Atlantic MICE TIBE sin OnAir-løsning kombinerer alt dette, og gir deg en solid grunnmur for å lykkes med arrangementet.

2. Velg et mål som er riktig i det større bildet🏆

Ethvert arrangement, uavhengig om det er fysisk eller digitalt, burde kobles til en visjon og en strategi. Man burde se arrangementet i en større kontekst. Hvilken verdi skal arrangementet gi og hva er den røde tråden som knytter innholdet til det målet? Første steg for å lykkes med et (virtuelt) arrangement er derfor å tenke hva man skal sitte igjen med etter siste steg.

3. Sikre en følelse av interaksjon og engasjement💃🏻🕺🏼

Alle har vært der; foredraget har startet og du siger (litt for) godt ned i stolen. Når arrangør og foredragsholder ikke ser deg, så blir det lett for at du ikke føler deg inkludert. Fokuset svinner hen. I fysiske arrangement er denne problemstillingen mindre relevant, da den fysiske tilstedeværelsen alene gjøre at deltagerne føler seg mer inkludert - og dermed mer skjerpa. Derfor er det kritisk å gjenskape følelsen av interaksjon og engasjement hos deltagerne i et virtuelt arrangement. I Atlantic MICE TIBE har vi over en lengre periode jobbet frem løsninger for dette.

  • Standardverktøyene. Vi anbefaler å aktivt bruke standardverktøy i Zoom for å øke interaksjonen. Det kan være Q&A, chat og polls underveis i foredragene. For at det skal gi best utbytte, så er det viktig at det gjøres på en måte som passer naturlig inn og at det gir et relevant utbytte for deltagerne.
  • Tidsaspektet. En undersøkelse sitert i TIME sier at gjennomsnittlig oppmerksomhetsspenn for mennesker er på rundt 8 sekunder (!). Det viser jo at det fra start er vanskelig å holde på fokuset til deltagerne – men det er naturlig å tro at det blir enda vanskeligere digitalt. Vi anbefaler derfor våre kunder til å heller kjøre flere, men kortere sesjoner. Det gir mer «action» - og dermed mer engasjement.
  • Skreddersy virkemiddel. Vi har troa på at å gjøre noe litt ekstra for deltagerne på arrangementet ditt er verdt både ekstraarbeidet og ekstrakostnaden. Derfor mener vi at du burde være kreativ med å skape unike opplevelser også utenfor skjermen. Hvordan kan du koble de virtuelle og det fysiske sammen? Hva gjøre du før, under og etter arrangementet? Her finnes det mange kreative løsninger som skaper ekstra interaksjon og engasjement.

4. Ha en god innpakning🤹🏻‍♂️🤹🏼‍♀️

Hvis du som deltager betaler for å være med på et fysisk arrangement, så har du trolig forventninger om at det skal være en opplevelse og at det skal by på noe ekstra. Det samme gjelder for virtuelle arrangement. Det holder ikke bare å ha på plass en stream av en foredragsholder som sitter på hjemmekontoret (med skurrete video og hakkete lyd). Opplevelsen må løftes!

Du kan løfte opplevelsen med noen enkle grep.

Sørg for at foredragsholderen har godt nok utstyr:

  • Godt webkamera
  • Skikkelig mikrofon
  • God lyssetting
  • Sponsorvegg/eventvegg/green screen

Sjekk, test, og test igjen:

  • Sjekk av punktet over i god tid før arrangementet.
  • Test tilkobling og gjennomfør generalprøve med foredragsholdere dagen før arrangementet.
  • Test tilkobling og funksjoner med foredragsholder 30 min før personen skal «på» scenen.

Og skal det virtuelle arrangementet ditt virkelig bli noe man husker burde du løfte opplevelsen enda litt mer

  • Etabler et studio: Under fysiske arrangement har man en scene. Det kan man også ta med inn i den digitale verden ved å etablere et studio. En sentral hvor den gode konferansieren styrer flyten og arrangementet fra. Atlantic MICE TIBE har systemet og kompetansen til å sette opp dette for deg – der i Norge hvor det passer deg.

5. Sørg for god og variert innhold😄🧐🥳

Lag en kreativ rød tråd

Fra start til mål burde deltagerne føle at kommunikasjon og visuelt uttrykk passer sammen. Tone of voice, designelementer, app, nettside, presentasjoner, og evalueringer – alt burde henge sammen for best mulig effekt som bygger opp under målet du har satt deg. Vi har noen fantastiske, kreative mennesker i systemet vårt, som brenner etter å skape en unik opplevelse for deg og deltagerne.

Varier innholdstypen

Ikke bare ha enveismonolog fra en foredragsholder. Sørg for å miks opp dagen med både paneldebatter, break-out sessions og gruppediskusjoner. Dette vil gjøre at alle vil få mer ut av dagen(e).